Oma tänases postituses vaatan ma lihtsat aga vähe kajastust saanud Office 365 funktsionaalsust, mida oma klientidele teatud olukordades olen soovitanud. Offline ligipääs lubab kasutajal kasutada veebipõhist e-maili rakendust ka interneti ühendust omamata. Muudatused salvestatakse ning sünkroniseeritakse järgmine kord kui seade internetti pääseb.

Vaatamegi siinkohal, et kuidas antud funktsionaalsus käivitada ning mida täpsemalt annab seadistada.

Mida ma saan teha Offline vaates?

Enamus tegevusi, mida on võimalik teha Online vaates on võimalik teostada ka Offline vaates. Kui sa proovid teha toimingut, mis on keelatud, siis kuvatakse sulle sellekohta veateade või tehtud muudatus muudetakse automaatselt tagasi. Kõik tegevused sünkroniseeritakse automaatselt pilvega kohe peale internetiühenduse taastumist.

• Lugeda ja vastata e-kirjadele
• Saata uusi e-kirju
• Vaadata ja muuta kalendri sisu
• Vastu võtta koosolekute kutseid
• Vaadata ja muuta kontakte

NB! Kuna Offline vaade salvestab sisu seadme kõvakettale, siis on soovitatud Offline vaadet kasutada ainult seadmes, mille ainukasutaja olete Teie ise. Kui tegu on ühiskasutuses oleva seadmega, siis soovitan kindlasti mitte seda funktsionaalsust seal kasutada.

Millised on eeltingimused?Eeltingimusi antud teenusel väga ei ole, kuna tegu on pilveteenusega. Tähele tuleb panna siiski seda, et mis veebilehitsejatega antud lahendus toimib.

Offline vaade töötab ainult järgmiste veebilehitsejatega:

• Internet Explorer 10 või uuem
• Safari 5 või uuem
• Chrome 24 või uuem

Kuidas teostada seadistus?

Seadistamise tegevus on äärmiselt lihtne ning jõukohane kõikidele kasutajatele.

1. Mine OWA veebileheküljele (https://outlook.office365.com)
2. Üleval paremas nurgas on näha hammasrattakujuline ikoon  (Seaded) – Vajuta sinna
3. Avanenud menüüst vali „Offline settings“ ning seejärel „Turn on offline access“
4. Avanenud aknas küsitakse kasutajalt, kas ta on ainukene seadme kasutaja või mitte ning kuvatakse eelmainitud hoiatus. Meie valime siinkohal „Yes“
5. Järgmises aknas kuvatakse teade, kus antakse teada, et veebilehitseja võib nõuda täiendavat „Yes“ nupu klikkimist, et anda veebilehitsejale lisa andmepinda informatsiooni talletamiseks. Vajutame siinkohal „Next“
6. Viimane aken soovitab meil vajalik leht oma Järjehoidjasse salvestada. Sellega tagame selle, et järgneval korral saate järjehoidjast hõlpsasti soovitud veebilehe ülesse otsida ning Offline vaates kasutama hakata. Siikohal vajutame „CTRL + D“ ning salvestame veebilehe ja seejärel vajutame „Next“
7. Kinnitus annab meile teada, et seadistus on lõppenud ning võime seadistusakna „OK“ nupule vajutades sulgeda
8. Kui nüüd põhiseadistused on lõpetatud, siis kuvatakse Teile võimalus defineerida kaustad, mida soovid seadmesse sünkroniseerida (Lühidalt millised kaustad on sulle Offline vaates kasutatavad). Vaikesättena on sünkroniseeritud nii „Inbox“ kui ka „Drafts“, kuid lisaks on võimalik valida veel kuni 5 kausta.

Mina oma näites rohkem kaustu ei vali, kuid Teil on selleks siinkohal võimalus. Kui sobilikud valikud on tehtud vajutame ülevalt nurgast „OK“ nuppu ning võime veebilehitseja sulgeda.

Mida tasub veel antud teenuse kohta teada?

• Offline vaates ei pruugi Teie E-maili ja kalendri informatsioon olla samalaadne nagu Online Mõnedel featuuridel on piirangud:
  • Sünkroniseeritud on viimase paari päeva sisu. Nähtavad kaustad on „Inbox“, „Drafts“ ning lisaks teised kaustad, mida on vaadatud paari päeva jooksul, kokku kuni 20 kausta. Kui Te olete vaadanud rohkem kui 20 kausta lähima paari päeva jooksul, siis on Teile nähtav nii „Inbox“, „Drafts“ ning 18 kõige hiljem vaadatud kausta
  • Iga sünkroniseeritud kausta sees on võimalik näha kuni 3 päeva sisu või kuni 150 objekti. Olenevalt kumb väärtus jõustub ennem
  • Manused ei ole sünkroniseeritud ja kasutatavad
  • Kalendris on nähtavad eelmise kuu ja järgneva aasta kirjed
  • Kalendri teavitused lakkavad töötamast juhul kui Te olete liiga pikalt Offline modes
  • Ainult primaarne kalender on sünkroniseeritud ja kättesaadav
  • Kõik kontaktikaustas olevad kontaktid on kättesaadavad. Lisaks kõik kasutajad, kellega olete hiljuti kirjavahetuses olnud
  • Kättesaadavad ei ole arhiivikaustad, TEAM kaustad, Tasks ning Favorites
  • Otsing ei toimi ning sisse-ehitatud filtrid samuti ei toimi
• Igas seadmes tuleb Offline vaade uuesti seadistada! Iga seadistus töötab ainult konkreetses masinas ning ühtegi teise seadmesse ei rakendu
• Offline vaade on mõeldud ainult kaasaskantavatele arvutitele nagu sülearvutid. Teil ei ole võimalik seadistada Offline vaadet mobiiltelefonis või tahvelarvutis
• Teie veebilehitseja seadistustes on määratud kus ja mis mahus andmed seadmes salvestatakse. Kui andmeid on rohkem kui veebilehitseja seadistustes lubatud, siis palutakse Teil seadistusi muuta. Kui seadistusi ei muudeta, siis talletatakse lihtsalt vähem infot vastavalt siis lubatud andmemahu ulatuses